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商務活動中邀約的禮儀

  • 上傳時間: 2013-01-10
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    在商務交往中,因為各種各樣的實際需要,商務人員必須對一定的交往對象發出約請,邀請對方出席某項活動,或是前來我方作客。這類性質的活動,被商務禮儀稱之為邀約。

  在民間,邀約有時還被稱為邀請或邀集。站在交際這一角度來看待邀約,它實質上乃是一咱雙向的約定行為。當一方邀請另一方或多方人士,前來自己的所在地或者其他某處地方約會,以及出席某些活動時,他不能僅憑自己的一廂情愿行事,而是必須取得被邀請方的同意與全傷口。作為邀請者,不能不自量力,無事無非,自尋煩惱,既麻煩別人,又自討沒趣。作為被邀請者,則需要及早地作出合乎自身利益與意愿的反應。不論是邀請者,還是被邀請者,都必須把邀約當作一種正規的商務約會來看待,對它絕對不可以掉以輕心,大而劃之。

  對邀請者而言,發出邀請,如同發出一種禮儀性很強的通知一樣,不僅要求力求合乎禮貌,取得被邀請者的良好回應,而且還必須使之符合雙方各自的身份,以及雙方之間關系的現狀。

  在一般情況下,邀約有正式與非正式之分。正式的邀約,既講究禮儀,又要設法使被邀請者備忘,故此它多采用書面的形式。非正式的邀約,通常是以口頭形式來表現的。相對而言,它要顯得隨便一些。

  正式的邀約,有請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等等具體形式。它適用于正式的商務交往中。非正式的邀約,也有當面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用于商界人士非正式的接觸之中。前者可統稱為書面邀約,后者則可稱為口頭邀約。

  根據商務禮儀的規定,在比較正規的商務往來之中,必須以正式的邀約作為邀約的主要形式。因此,有必要對它作出較為詳盡的介紹。

  在正式邀約的諸形式之中,檔次最高,也最為商界人士所常用的當屬請柬邀約。凡精心安排、精心組織的大型活動與儀式,如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、發布會、單位的開業儀式等等,只有采用請柬邀請佳賓,才會被人視之為與其檔次相稱。

  請柬又稱請帖,它一般由正文與封套兩部分組成。不管是上待購買印刷好的成品,還是自行制作,在格式上行文上,都應當遵守成規。

  請柬正文的用紙,大都比較考究。它多用厚紙對折而成。以橫式請柬為例,對折后的左面外側多為封面,右面內側則為正文的行文之處。封面通常講究采用紅色,并標有“請柬”二字。請柬內側,可以同為紅色,可采用其他顏色。但民間忌諱用黃色與黑色,通常不可采用。在請柬上親筆書寫正文時,應采用鋼筆或毛筆,并選擇黑色、藍色的墨水或墨水汁。紅色、紫色、綠色、黃色以及其他鮮艷的墨水,則不宜采用。

  目前,在商務交往中所采用的請柬,基本上都是橫式請柬。它的行文,是自左向右,自上而下地橫寫的。除此之外,還有一種豎式請柬。它的行文,則是自上而下的,自右而左地豎寫的。作為中國傳統文化的一種形式,豎式請柬多用于民間的傳統性交際應酬。因此在這里將它略去不提。

  在請柬的行文中,通常必須包括活動形式、活動時間、活動地點、活動要求、聯絡方式以及邀請人等項內容。

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